Digitale Souveränität - Schritt 2: Mail übersiedeln

Wie viele andere habe auch ich meine E-Mail-Kommunikation über viele Jahre hinweg mit Microsoft 365 organisiert. Aus Kompatibilitätsgründen, auch aus Bequemlichkeit. Ich habe mich jetzt für einen Umzug auf ein IMAP-basiertes Mailsystem entschieden. IMAP ist ein quelloffenes E-Mail-Protokoll, das im Gegensatz zu Microsoft 365 eine freie und serverbasierte Synchronisation von E-Mails ermöglicht. Der Wechsel ist machbar wenn man strukturiert vorgeht.

Und ja, es wird ein wenig technisch. Aber genau das ist ein Vorteil, denn ein grundlegendes Verständnis dieser zentralen Bausteine des Internets kann einem persönlich helfen, deren Bedeutung und Funktionsweise besser einzuordnen. Und keine Sorge, es ist auch keine Raketentechnologie :-)

Zielsetzung: Weg von Microsoft, hin zu Kontrolle und Transparenz

IMAP bietet in Kombination mit einem vertrauenswürdigen Hostinganbieter wie beispielsweise OSSROX (es gibt viele andere) die Möglichkeit, E-Mail-Kommunikation in die eigene Hoheit zu übernehmen, ohne Einblicknahme durch US-Cloudanbieter, ohne Lizenzzwang, ohne Lock-in-Effekt!

Schritt-für-Schritt: So gelingt der Umzug

1. Vorbereitung: Altes und neues Postfach parallel einrichten:

Bevor man beginnt, sollte man:

• seine Zugangsdaten zum Microsoft 365-Postfach bereithalten (Benutzername und Authenticator App falls 2FA aktiv ist)
• Das neue IMAP-Konto bei bei einem vertrauenswürdigen Hostingpartner in der EU einrichten (Posteingangs- und Ausgangsserver, Ports, SSL/TLS-Optionen)
• Eine E-Mail-Anwendung wie Thunderbird, Outlook, Apple Mail vorbereiten, die mit beiden Konten gleichzeitig arbeiten kann.

2. E-Mails migrieren

Am einfachsten funktioniert der Umzug per Drag & Drop, so habe ich das mit Outlook gemacht:

• Beide Konten in der Mailsoftware einbinden
• E-Mail-Ordner (z. B. Posteingang, Gesendet, Archiv) nach und nach manuell vom alten ins neue Konto kopieren
• Große Postfächer ggf. in Etappen migrieren (z. B. jahrweise) damit der neue IMAP Posteingang nicht überläuft :-)

Tipp: Mit Thunderbird kann man theoretisch ganze Ordnerstrukturen kopieren, dabei ist auf stabile Internetverbindung zu achten. Selbst probiert habe ich das aber nicht, ich habe nur Posteingang, gesendete Objekte und Archiv in mein neues IMAP Konto überkopiert.

p.s. Ich verwende E-Mail mit Apple Mail auf Mac und iPhone. Für mich ist das die ideale Balance zwischen dem Open-Source-Protokoll IMAP und anwenderfreundlicher Oberfläche.

3. Filter und Signaturen nachbauen

• Regeln, Weiterleitungen und automatische Antworten werden nicht automatisch übernommen
• Signaturen, Abwesenheitsnotizen und Alias-Adressen manuell im neuen Mailprogramm anlegen.

4. Kalender und Kontakte?

Microsoft 365 speichert Kalender und Kontakte über Exchange/Outlook – diese müssen separat exportiert werden. Darauf gehe ich in einem Folgebeitrag im Detail ein.

5. Dateiablage

Die Ablöse von SharePoint / OneDrive ist grundsätzlich unkompliziert. Ich werde sie in einem der nächsten Beträge auch beschreiben.

6. DNS und Domain-Umzug

Wenn man bereits eine eigene Domain nutzt (z. B. @mrak.at wie ich), muss man im DNS:

• die MX-Records auf auf den neuen Hosting Partner umstellen
• Optional: SPF, DKIM und DMARC korrekt setzen, um Spam-Einstufung zu vermeiden

Den Wechsel sollte zeitlich gut geplant werden, um keine Mails zu verlieren (TTL beachten!).

Worauf man noch achten sollte:

1. Datensicherung: Vor der Migration sollte man auf jeden Fall ein vollständiges Backup seines Microsoft-Kontos erstellen
2. Sichtbarkeit: Die Änderungen können die Mailzustellung beeinträchtigen, am besten  Testen mit externen Mails
3. Rechtslage: DSGVO-konform nur bei nachgewiesenem Hosting in der EU (OSSROX erfüllt das beispielsweise)
4. Kollaboration: Für die Verwendung von Microsoft Teams (z.B. mit Kunden) benötigt man weiterhin ein (kostenloses) Microsoft Konto,  das ist leider unvermeidbar. Ich werde in einem Folgebeitrag zusammenfassen mit welchen Voraussetzungen man trotzdem weiterhin z.B. mit Kunden Microsoft Teams verwenden kann.

Der Umstieg von Microsoft 365 Mail auf IMAP ist nicht nur ein technischer Schritt – es ist eine bewusste Entscheidung für digitale Unabhängigkeit. Viele seriöse Hostingpartner in der EU bieten dafür ein stabiles Fundament, um E-Mail-Kommunikation datenschutzkonform, nachvollziehbar und unabhängig zu betreiben.

Die Einrichtung eines IMAP-Kontos muss man auch nicht allein stemmen. Ein guter Hosting-Partner steht hier gerne beratend zur Seite.

Wer sich also etwas Zeit für Planung und Struktur nimmt, wird mit einem System belohnt, das sich nach den eigenen Regeln richtet und nicht nach jenen globaler Großkonzerne.

Ich bin seit einigen Tagen jedenfalls rundum zufrieden mit meinem neuen IMAP Postfach :-)