Abwicklung einer Hinweisgebermeldung
In den kommenden Monaten, genauer ab Dezember 2023, werden viele Unternehmen gesetzlich verpflichtet sein, ein System zur Abwicklung von Hinweisgebermeldungen zu implementieren. Während die technische Umsetzung durchaus machbar ist, stellt die eigentliche Herausforderung dar, innerhalb der Organisation einen effektiven Ablauf zu definieren. Dieser sollte gewährleisten, dass Hinweisgeber eine einfache Möglichkeit erhalten, Meldungen zu tätigen, und dass diese Hinweise innerhalb der Organisation auch nachweislich bearbeitet werden sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse in den täglichen Betrieb einfließen können.
Nachfolgend eine vereinfachte visuelle Darstellung des Prozesses zur Abwicklung von Hinweisgebermeldungen, ergänzt um einige Anmerkungen zu den einzelnen Prozesschritten.
Beschreibung der einzelnen Prozesschritte.
Eingang des Hinweises: Der Hinweisgeber übermittelt den Hinweis über eine online verfügbare Hinweisgebersoftware, durch welche dieser automatisch erfasst und an eine Eingangsstelle übermittelt wird. Wichtig hier zu beachten, dass eine interne Benachrichtigung über einen Hinweis keine Informationen über den Hinweis selbst enthalten sollte. Vielmehr sollten sämtliche Prozessschritte und deren Inhalte ausschließlich in der Hinweisgebersoftware verarbeitet werden.
Erstprüfung des Hinweises: Der interne Empfänger prüft den Hinweis und entscheidet, ob dieser glaubwürdig und relevant ist. Falls nicht, wird der Hinweis abgelehnt und der Hinweisgeber wird informiert. Wenn der Hinweis relevant ist, läuft der Prozess zum nächsten Prozesschritt.
Weiterleitung an die zuständige Stelle: Der Empfänger leitet den Hinweis an die zuständige Stelle in der Organisation weiter, welche für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlich ist. Dies kann beispielsweise der Bereich Compliance, die Rechtsabteilung oder die Internen Revision sein. In kleineren Organisationen kann dies auch die Geschäftsführung sein.
Analyse des Hinweises: Die zuständige Stelle prüft den Hinweis und analysiert ihn, um festzustellen, in welchem Umfang er zutreffend ist und welche Maßnahmen erfordert sind.
Sofortmaßnahmen: Basierend auf der Analyse des Hinweises werden sofort geeignete Maßnahmen ergriffen. Wenn der Hinweis auf Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten hinweist, können beispielsweise interne Untersuchungen oder Meldungen an externe Stellen wie die Polizei erforderlich sein.
Hinweisgeber wird informiert: Der Hinweisgeber wird über den Fortschritt und das Ergebnis der Untersuchung informiert, sofern dies möglich und angemessen ist. In bestimmten Fällen dürfen aus rechtlichen Gründen jedoch keine Informationen an Hinweisgeber weitergegeben werden.
Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung: Das Unternehmen überprüft regelmäßig das Hinweisgebersystem, um sicherzustellen, dass es effektiv ist und dass Hinweise angemessen behandelt werden. Auf dieser Grundlage können Verbesserungen vorgenommen werden, um das System zu optimieren und das Vertrauen der Mitarbeiter und Hinweisgeber in das System zu stärken. Als gute Praxis hat sich dafür die Orientierung an der Norm ISO 37002:2021 bewährt. Die Norm enthält Vorgaben zur effektiven und effizienten Umsetzung eines Whistleblowing Management Systems und lässt sich grundsätzlich in jeder Unternehmensgröße implementieren.
